10 essenzielle Kriterien, die Sie für die Auswahl Ihrer nächsten Unternehmens-Software unbedingt im Kopf behalten müssen!

Wenn Sie sich vorab fragen, ob es für Ihr Unternehmen überhaupt eine passende Software gibt, können wir Sie beruhigen: In jedem Bereich haben sich inzwischen passende Software-Lösungen etabliert. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Branche Sie tätig sind oder wie groß Ihr Unternehmen ist. So gibt es beispielsweise HR-Systeme zur Unterstützung des Personalmanagements in mittelgroßen bis großen Unternehmen, Anwendungen für die Ressourcenplanung oder für die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und Lösungen für das Management der Kundenbeziehungen.  

Manche Softwareanbieter haben sich auf die Veranstaltungsbranche spezialisiert, andere auf die Baubranche und wieder andere entwickeln maßgeschneiderte Software-Lösungen, welche die Bedürfnisse eines bestimmten, meist kleinen Betriebs erfüllen.  

Allen Lösungen gemein ist die Tatsache, dass eine stetige Verbesserung der Funktionalität und der Datensicherheit angestrebt wird, um die Prozesse und die Kommunikation innerhalb einer Firma zu unterstützen, zu automatisieren und zu optimieren. Sehen wir uns die wichtigsten 10 Punkte einmal genauer an!

1. Automatisierung & Standardisierung von Arbeitsabläufen

Manuelle Eingaben von Daten kosten Zeit und sind fehleranfällig. Deshalb sind moderne Software-Lösungen darauf ausgerichtet, Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren. Wenn bestimmte Abläufe in einem Betrieb immer gleich sind, lassen sich Aufträge festlegen, die automatisch in Gang gesetzt werden. Auch neue Workflows können mit einer guten Software problemlos in den Arbeitsalltag eingefügt werden. Durch die Automatisierung sparen Sie sich die lästige Verwaltungsarbeit und gewinnen Zeit für Ihre eigentlichen Tätigkeiten in Ihrem Arbeitsalltag. Zudem behalten Sie stets den Überblick über alle für Sie relevanten Prozesse. 

2. Benutzerfreundlichkeit, Akzeptanz & Berechtigungskontrolle  

Die Einführung neuer Software in ein Unternehmen stößt bei den Mitarbeitern häufig auf Widerstand. Niemand möchte sich mühsam in ein neues System einarbeiten und dadurch viel Zeit verlieren. Daher führen Softwareanbieter ihre Kunden selbst in das neue System ein, indem sie die Installation übernehmen, Altdaten übertragen und fachkundige Schulungen durchführen.   

Achten Sie vorab aber unbedingt darauf, dass die Bedienung des Systems an sich bereits intuitiv und nutzerfreundlich ist, damit die Mitarbeiter sich die Funktionsweise der Software auch allein schnell aneignen können und nicht in ihrem Arbeitsrhythmus gestört werden. 

Zur optimalen Strukturierung des Arbeitsalltags sollte ein Mitarbeiter all seine Aufgabenbereiche auf einen Blick sehen und bearbeiten können. Damit es nicht unübersichtlich wird, sollten jedoch die Aufgabenbereiche anderer Mitarbeiter nicht angezeigt werden. Gute Unternehmenssoftware ermöglicht es dem Administrator, ein- und mehrstufige Berechtigungskontrollen einzurichten. So können Führungskräfte alle Bereiche überblicken, während dieselbe Ansicht den einzelnen Mitarbeiter mit unnötigen Informationen belasten würde.

3. Integration in die bestehende IT-Landschaft

Eine moderne Software muss sich problemlos in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren lassen und direkt mit den vorhandenen Lösungen kommunizieren können. Lassen Sie sich also vor dem Kauf eines Produkts über dessen Anbindungsmöglichkeiten informieren. Meist ist in diesem Kontext die Rede von „Schnittstellen“.  

Auch die Art und Weise, wie die Software bereitgestellt wird, sollten Sie bei Ihrer Auswahl berücksichtigen. Entscheiden Sie sich für eine Inhouse-Lösung, fallen womöglich Kosten für die Erweiterung der Hardware-Ausstattung an. Eine browserbasierte Lösung bringt Ihnen den Vorteil, dass sie unabhängig von den Gegebenheiten Ihrer IT-Infrastruktur implementiert werden kann.

4. Investitionssicherheit, Skalierbarkeit & Anpassbarkeit

Nicht nur die Eingliederung in die bestehende IT-Landschaft ist essenziell für einen reibungslosen Start mit dem neuen System. Auch die Anpassbarkeit des Software-Systems an die individuellen Anforderungen des Unternehmens sowie die Möglichkeit zur flexiblen Erweiterung der Software-Komponenten stellen wichtige Auswahlkriterien dar. Nur so kann die Software optimal auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens eingehen.  

Daneben ist es unabdingbar, dass die Software mit Ihrem Unternehmen wächst, damit Sie das System nicht nach wenigen Jahren durch ein anderes ersetzen müssen. Dadurch lassen sich auf lange Sicht Kosten sparen, sofern es sich um ein etabliertes Produkt eines anerkannten Herstellers handelt.  

5. Ortsunabhängige Anwendungsmöglichkeit

Das stetige Wachstum eines Unternehmens bringt flexible Arbeitsmodelle mit sich, da es ab einer bestimmten Anzahl an Mitarbeitern nicht mehr möglich ist, alle Firmenmitglieder gleichzeitig unter einem Dach zu versammeln. Durch die flexiblen Arbeitsmodelle der heutigen Zeit rückt das Thema des mobilen Zugriffs auf Daten immer mehr in den Vordergrund.  

Ideal gelöst wird das Problem durch browserbasierte Cloud-Software-Systeme, da diese unabhängig vom Betriebssystem oder gerätespezifischen Einstellungen verwendet werden und unabhängig von einem Inhouse-Server auf die relevanten Daten zugreifen können.

6. Nachweisbarkeit & Auswertungsfunktionen

In den meisten Branchen werden Nachweise und Statistiken zur Qualitätssicherung und Strategieentwicklung benötigt. Praktisch ist es daher, wenn die Software-Lösung Nachweis- und Auswertungsfunktionen enthält, die Sie gezielt einsetzen können, um den aktuellen Stand eines Aufgabenbereichs und dessen Entwicklung über einen längeren Zeitraum zu überblicken.

7. Zeitgerechte Performance

Eine Software, welche die Abläufe im Unternehmen aufgrund langer Ladezeiten aufhält, ist nicht zu gebrauchen. Achten Sie daher bei der Auswahl Ihrer Unternehmenssoftware darauf, dass Sie ein modernes System verwenden, welches Ihre Arbeitsprozesse mit neuer Geschwindigkeit beflügelt und diese nicht ausbremst. Auch der Service des Anbieters sollte schnell erreichbar und einsetzbar sein, damit Störungen so schnell wie möglich behoben werden können.

8. Konformität mit gesetzlichen Vorgaben

In einigen Branchen gelten strenge Richtlinien, deren Einhaltung eine sorgfältige Strukturierung und eine präzise Dokumentation der Arbeitsabläufe voraussetzt. Dies ist beispielsweise im Bereich des Qualitätsmanagements der Fall. Gute Softwareanbieter tauschen sich mit Fachleuten aus. Ausgestattet mit dem nötigen Fachwissen integrieren sie Funktionen in die Software-Lösungen, welche die Einhaltung der Vorschriften erleichtern. Dadurch können Kunden sicherstellen, dass ihre Arbeit stets der aktuellen Gesetzeslage Deutschlands gerecht wird.

9. Mehrfirmenfähigkeit

Sofern es sich bei Ihrer Firma und ein größeres Unternehmen handelt, das sich über mehrere Standorte erstreckt, sollten Sie gezielt darauf achten, ein hierfür geeignetes System auszuwählen. Der Server im Rechenzentrum muss dazu in der Lage sein, die Daten auf die einzelnen Standorte aufzuteilen. So wird der Datenschutz gewährleistet und die Filialen verlieren nicht den Überblick durch eine unnötig große Last an Daten.

10. Mehrsprachigkeit

Bei Großkonzernen mit weltweit verteilten Standorten und einer internationalen Besetzung innerhalb einer Filiale erweist es sich als äußerst hilfreich, ein mehrsprachiges System einzurichten. Schließlich lernt man in der eigenen Muttersprache am besten. Es kommt noch hinzu, dass das Diversity-Management eines Großkonzerns davon profitiert, wenn es den Mitarbeitern zur Erleichterung des Arbeitsalltags nicht nur Kurse der Landessprache, sondern auch Software-Lösungen in deren Muttersprache anbieten kann.

Mit unseren zehn Tipps für die Auswahl einer Unternehmenssoftware sind Sie bestens vorbereitet, um das Produkt zu wählen, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt!