Wie die Hagenauer Gruppe mit RecSolution | MIRAI ein Grundgerüst für die automatisierte Belegbearbeitung aufgebaut hat!

Die Softwarelösung RecSolution | MIRAI von der Sattel Business Solutions GmbH verbindet in diesem Projekt mehrere wichtige Kernbereiche der Belegbearbeitung, das Führen eines Rechnungseingangsbuches durch die automatische Erkennung von Belegen mit einem individualisierbaren Workflow-System und einem umfassenden Datenbuchungssystem. RecSolution | MIRAI ist ein KI-gestütztes Tool mit integriertem Erkennungsalgorithmus zur Erfassung und Bearbeitung von Belegen. Durch die integrierte KI wird dabei die Erstellung von Lieferantenvorlagen – auch Templates genannt – von MIRAI unterstützt und je nach Qualität der Belege sogar vollautomatisiert. Mit dem Workflow-Editor lassen sich die einzelnen Bearbeitungsschritte individuell festlegen. Dadurch ist es möglich, eine komplexe Prozesskette darzustellen. Gleichzeitig bilden vorgefertigte Bausteine eine gute Grundlage, um in das System einzusteigen. Der Bearbeitungsstatus eines Beleges ist dank des browserbasierten Zugriffs jederzeit erkennbar – die Handlungen aller Beteiligten werden stets protokolliert.

Die täglichen Abläufe der Hagenauer-Gruppe in der Belegbearbeitung vom Eingang bis zur Buchhaltung wurden damit weitgehend automatisiert. So konnten in allen mit der Belegbearbeitung beschäftigten Abteilungen langfristig Freiräume für andere Aufgaben geschaffen und der finanzielle Erfolg des Unternehmens gefestigt werden. Am Prozess der Belegbearbeitung sind bei einer Unternehmensgruppe dieser Größe zahlreiche Mitarbeiter aus unterschiedlichen Fachbereichen sowie externe Partner beteiligt. Trifft ein Beleg ein, wird dieser zunächst gelesen und als Rechnung oder Gutschrift klassifiziert. Es müssen folglich relevante Angaben wie etwa der Rechnungsempfänger, der Lieferant sowie die Kopf- und Positionsdaten korrekt extrahiert werden. Danach erfolgt ein Abgleich und eine Anreicherung mit diversen Informationsdaten, um den Belegprozess entsprechend zu steuern.

Zeit für Veränderung!

Die Hagenauer Gruppe versuchte seit einigen Jahren, die internen Abläufe in einer Lösung digital abzubilden. Die meisten branchenspezifischen Softwareprodukte boten jedoch keine Möglichkeit, die im Unternehmen ablaufenden Prozesse in der notwendigen Detailtiefe darzustellen – von einer möglichen Automatisierung war dabei noch keine Rede. Die Unternehmensgruppe hat sich mit diversen Einzelprogrammen und einer individuellen ACCESS-Datenbank-Lösung beholfen. Permanente Fehler und ein enormer administrativer Zeitaufwand standen auf der Tagesordnung.

Wenn man all diese Aspekte berücksichtigt, führt der Weg zwangsläufig zur Sattel Business Solutions GmbH. Der Wunsch der Hagenauer Gruppe nach einer Software, die alle Aufgabenbereiche der beleghaften Prozessbearbeitung auf einer einheitlichen Plattform abdeckt, wurde somit erfüllt. Durch den Aufbau von Tabellenstrukturen innerhalb von MIRAI wurde sogar eine „kleine“ ERP-Lösung aufgebaut. Auch die konstruktive Zusammenarbeit mit der Sattel Business Solutions GmbH führte bei der Hagenauer Gruppe zu der Entscheidung, RecSolution | MIRAI langfristig zu verwenden. Die regelmäßigen Absprachen im insgesamt 1,5-jährigen Entwicklungsprozess sind Georg Graf, dem Projektleiter, dabei besonders positiv aufgefallen. Bereits vor 20 Jahren hatte Herr Graf erfolgreich mit Sattel Business Solutions zusammengearbeitet und kam daher gerne erneut auf den Softwarepartner zu.

Das Ergebnis der intensiven Zusammenarbeit kann sich sehen lassen! Georg Graf und Sattel Business Solutions haben ein System kreiert, das perfekt an die Anforderungen und unternehmensinternen Strukturen der Hagenauer Gruppe angepasst ist. Die Prozesse der Belegbearbeitung laufen nun hochgradig automatisiert ab und ersparen den Mitarbeitern das zeitintensive Tagesgeschäft und die mühsame Nachbearbeitung von Fehlern. Reportings können durch diesen Zeitgewinn nun fast tagesaktuell erstellt werden. Die Funktionen der Software haben den Alltag der Buchhaltung regelrecht revolutioniert! Was früher 2 bis 3 Arbeitstage an Abstimmarbeiten in Anspruch genommen hat, funktioniert heute in Minuten. Der daraus resultierende Zeitgewinn eröffnet dem Unternehmen neue Möglichkeiten zur Verteilung der Personalressourcen. Vor allem Mitarbeiter der Buchhaltung können sich nun fachspezifischen Aufgaben widmen, die mehr Expertise erfordern als die tägliche Verwaltungs- und Belegbuchungsarbeit. Sie können auch in andere Kompetenzbereiche eingearbeitet werden. Die Hagenauer Gruppe gewinnt auf diese Weise langfristig an Flexibilität für die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens.

„Man muss Automatisierung anstreben, statt Digitalisierung. Es reicht nicht, Belege ins PDF-Format zu bringen und die Arbeitsweise genauso fortzuführen wie bei analogen Dokumenten. Nur durch den Schritt der Automatisierung erreicht man in jeglicher Hinsicht eine erhebliche Entlastung im Unternehmen: Zeit, Ressourcen und Geld.“

Georg Graf, Projektleiter, Hagenauer Gruppe

Um das Thema der Automatisierung greifbar zu machen, ist es sinnvoll, ein paar Beispiele aus dem Alltag der Belegbearbeitung zu nennen. Wie bereits erwähnt, spielen fehlerhafte Eingaben bei der manuellen Bearbeitung von Belegen eine große Rolle. Die Komplexität und die Menge an Belegen, die ein Unternehmen verwalten muss, können für alle Mitarbeiter – speziell für solche der Buchhaltung – zur Herausforderung werden.

Eine Software, die fehlerhafte Angaben anzeigt, stellt hierbei natürlich die ideale Unterstützung dar. So kann man beispielsweise Rechnungen, welche nicht alle steuerlich relevanten Merkmale aufweisen, ablehnen und dies dem Lieferanten mit der Aufforderung zur Korrektur melden. Und auch die Funktionen des Systems selbst lassen sich immer mehr erweitern, um Fehlinterpretationen zu vermeiden.

Die Komplexität der in der Baubranche üblichen Belege erfordert bei analogen Verwaltungsprozessen viel organisatorisches Geschick. Es muss Zeit investiert werden, um das passende Dokument herauszusuchen. Bei RecSolution | MIRAI erleichtert eine präzise Suchmaske das Auffinden von Dokumenten. Alle Belege eines Projekts lassen sich mithilfe von Schlagworten durch die Volltextsuche schnell finden und abrufen.

Ein weiterer wichtiger Pluspunkt der Software ist die erleichterte Zusammenarbeit mit Personen, die dezentral arbeiten. Über die Software lassen sich Belege mit allen relevanten Prozessinformationen browserbasiert direkt an jedem Ort einsehen, überprüfen und bearbeiten, um sie anschließend freizugeben. Das gesamte Unternehmen und dessen Partner können dank RecSolution | MIRAI leichter miteinander kommunizieren und behalten den Überblick über das aktuelle Geschehen.

Auf einen Blick: Das hat RecSolution | MIRAI bei der Hagenauer Gruppe bewirkt:

1. RecSolution | MIRAI konnte ideal an die Anforderungen der Hagenauer Gruppe angepasst werden.

2. Die Prozesse der Buchhaltung laufen hochgradig automatisiert ab: von der Erkennung über die Bearbeitung und Versendung bis zur Verbuchung von Belegen.

3. Die Prozessautomatisierung entlastet alle mit der Belegbearbeitung befassten Mitarbeiter. Diese können sich nun anderen Aufgaben widmen.

4. Die Investition in die Softwarelösung lohnt sich auch finanziell: Kosten für Papier und Personal konnten eingespart werden. Es wurden mehr Freiräume für die Weiterentwicklung des Unternehmens geschaffen.

5. Die interne und externe Zusammenarbeit sowie die interne Organisation der Belegbearbeitung wurden durch das System ebenfalls wesentlich vereinfacht.

Fazit: Die Hagenauer Gruppe spricht eine klare Empfehlung für alle Unternehmen aus, deren Belege zahlreich und / oder deren Bearbeitungsschritte besonders komplex sind. Um das System optimal auf die Unternehmensprozesse auszurichten, ist eine langfristige Zusammenarbeit mit Sattel Business Solutions ratsam. Für diesen Prozess wird eine Person im Unternehmen benötigt, die bereit dazu ist, sich ausdauernd mit dem System zu beschäftigen.

Auch Sie können sich ein System aufbauen, das Ihre Belegbearbeitung umfassend
vereinfacht!

Christina und Oliver Sattel von der Sattel Business Solutions GmbH stehen Ihnen für
weitere Fragen zur Verfügung.

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