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ICAMO Solutions GmbH: Wie digitale und mobile Datenerfassung in Gesundheitsämtern gelingt!

Die Gesundheitsämter in Schwerin und Rostock stehen vor der Herausforderung, trotz Fachkräftemangels ihre zahlreichen hoheitlichen Aufgaben effizient zu bewältigen. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf den Bereichen Hygiene- und Infektionsschutz, die unter anderem die Begehungen von Einrichtungen aller Art zu spez. umfassen. In diesem Bericht erfahren Sie, wie die Gesundheitsämter durch die digitale Lösung von ICAMO Solutions ihre Prozesse optimiert haben und welche Vorteile sich daraus ergeben.

Herausforderungen im analogen Arbeitsalltag 

Traditionell erfassen die Mitarbeiter der Gesundheitsämter ihre Daten vor Ort in Papierform. Begleitend dazu wird die fotografische Dokumentation mit Diensthandys durchgeführt. Zurück im Amt müssen diese Daten manuell in die Fachsoftware übertragen und die Fotos für die Protokollerstellung mühsam zusammengesucht werden. Dieser Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig und ineffizient. 

Die manuelle Protokollerstellung nimmt viel Zeit in Anspruch und erfordert, dass die Fotos an anderer Stelle im Dateisystem abgelegt und für die Protokolle wieder zusammengesucht werden müssen. Auch die Rechnungsstellung erfolgt separat mit Word, was den gesamten Ablauf noch komplexer und langwieriger gestaltet. 

Angesichts des wachsenden Arbeitsaufkommens und des Personalmangels war klar, dass eine digitale Lösung notwendig war. Die Gesundheitsämter suchten eine Möglichkeit, den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Mitarbeiter zu entlasten, damit sie sich stärker auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Nach ausführlichen Recherchen und Nachfragen bei anderen Gesundheitsämtern fiel die Wahl auf die Lösung von ICAMO Solutions GmbH. 

Einführung der Software und erste Schritte

Die Einführung der neuen Software wurde von den Mitarbeitern mit großer Motivation aufgenommen. Erste Checklisten wurden von Papierform in eine digitale Form übertragen und getestet. Dabei stellte sich heraus, dass sowohl die Prüfpunkte als auch die Struktur der Checklisten überarbeitet werden mussten, um den tatsächlichen Anforderungen vor Ort gerecht zu werden. 

Vier Pilotprojekte wurden ins Leben gerufen: 

– Pflegeheime 

– Überwachung frei verkäuflicher Arzneimittel (Medizinalaufsicht) 

– Überwachung der Badegewässer in öffentlichen Einrichtungen (Hygiene) 

– Vor Ort Begehungen auf Anforderung durch den Bürger gemeldete Sachverhalte  

Die vorhandenen Papierlisten wurden komplett überarbeitet, und die Integration der Fotodokumentation sowie Sprachaufnahmen in die Protokolle wurde berücksichtigt. Dabei zeigte sich, dass die Arbeitsweisen der Mitarbeiter variieren, was zu weiteren Klärungsbedarf führte. Letztendlich entstand eine neue Arbeitsanweisung, die in der digitalen Checkliste umgesetzt wurde. 

Umgang mit der neuen Technik 

Die Einführung der neuen Tabletts war für viele Mitarbeiter zunächst ungewohnt. Einzelne Schulungen und ständige Übung halfen jedoch, die anfängliche Unsicherheit zu überwinden. Die Bedenken, sich vor den Klienten mit der neuen Technik zu blamieren, wurden durch kontinuierliches Training ausgeräumt. Dies betraf Mitarbeiter aller Altersgruppen, und das Training wird kontinuierlich fortgesetzt. 

Warum ICAMO Solutions? 

Im Rahmen des Projektes „Gesundheitsamt 2025“ wurde eine passende Software gesucht, die die Arbeitsabläufe vereinfacht und optimiert. Icamo nutzt für seine Lösung die Awenko Software, die schon zig Jahre Erfahrung in der Lebensmittelindustrie als Basis hat. 

Die Anwendung überzeugte durch seine gute Handhabbarkeit und Flexibilität. Die digitalen Checklisten können schnell und problemlos an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden, ohne auf den Support des Herstellers angewiesen zu sein. Dies ermöglicht es, inhaltliche und strukturelle Anpassungen eigenständig vorzunehmen und direkt im Praxistest zu evaluieren. 

Die Entscheidung, die Fachsoftware vorerst nicht anzubinden, ermöglicht es den Gesundheitsämtern, die digitalen Checklisten flexibel zu gestalten und sofort zu testen. Sobald die Checklisten in der Praxis erprobt sind, können sie strukturell und inhaltlich optimiert werden. Erst dann wird über eine mögliche Anbindung an die Fachsoftware nachgedacht.

Langfristige Vorteile und zukünftige Ziele 

Dank ICAMO Solutions konnten die Gesundheitsämter den manuellen Aufwand erheblich reduzieren und eine strukturierte Abarbeitung der Prozesse sicherstellen. Die Software ermöglicht eine medienbruchfreie Übermittlung der Daten in andere Fachanwendungen. Die langfristige Nutzung der Software wird auch weitere Bereiche wie die Erstellung von Elternfragebögen im Bereich der Kinder- und Jugendgesundheit abdecken. 

Weitere zukünftige Ziele beinhalten die Erstellung digitaler Formulare zur Abfrage von Stammdaten für Badegewässer und die Erkundung zusätzlicher Funktionen der Software, wie externe Aufträge und Umfragen. Der modulare Aufbau der Formulare unterstützt die Wiederverwendbarkeit bereits erstellter Prüfgruppen, und durch die Vererbung wird sichergestellt, dass Änderungen an allen Stellen richtig und zeitnah ankommen. 

Die Gesundheitsämter Schwerin und Rostock empfehlen die Software von ICAMO Solutions nicht nur anderen Gesundheitsämtern, sondern auch Krankenhäusern und anderen Einrichtungen des Gesundheitswesens. Die strukturierte und medienbruchfreie Bearbeitung von Abläufen gewährleistet eine effiziente Überprüfung von gesetzlichen Vorgaben und Hygienevorschriften. Die Gesundheitsämter sind gespannt auf weitere Anwendungsfälle, die sich aus der Nutzung dieser digitalen Lösung ergeben werden. 

„Mit der digitalen Lösung von ICAMO Solutions haben wir nicht nur unsere Arbeitsabläufe erheblich optimiert, sondern auch die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter gesteigert. Die Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit der Software bieten uns zahlreiche Möglichkeiten, unsere Prozesse weiter zu verbessern und zu erweitern.“ 
– Frau Wache, Gesundheitsamt Rostock / Herr Rauch, Gesundheitsamt Schwerin

Auf einen Blick: Das hat ICAMO Solutions bei den Gesundheitsämtern bewirkt:

– Arbeitsweise online wie auch offline 

– Nutzerfreundliche, moderne Oberfläche 

– Lauffähig auf vielen Endgeräten 

– Universell für verschiedenste Anwendungsfälle einsetzbar (Formulare, externe Aufträge, Umfragen u.v.m.) 

– Alle Erweiterungen von Formularen und ähnlichen Funktionen können vom Anwender selbst vorgenommen werden, ohne Support von ICAMO 

– Schnittstellen zu anderen Systemen können realisiert werden 

– Das System ist vollkommen autark, so dass fast keine Schnittstellen notwendig sind 

– Änderungen sind zeitnah aktiv 

Größte Vorteile der Lösung aus Sicht der Gesundheitsämter 

Der universelle Einsatz der Software für die verschiedensten Bereiche innerhalb eines Gesundheitsamtes sowie die Möglichkeit, auch zwischen den Gesundheitsämtern bereits fertige Formulare und ähnliche Dokumente auszutauschen. Für die Mitarbeiter ist vor allem die medienbruchfreie Erfassung bis hin zur Ablage der Daten in der Fachsoftware von Vorteil, da doppelte Arbeit bei der Erfassung und Bearbeitung der Daten entfällt. 

Empfehlung für andere Einrichtungen 

Da diese Software die strukturierte und medienbruchfreie Bearbeitung von Abläufen gewährleistet, bietet sie sich an, auch in Krankenhäusern und anderen Einrichtungen des Gesundheitswesens bei der Überprüfung von gesetzlichen Vorgaben und Hygienevorschriften eingesetzt zu werden. Demnächst wird das Gesundheitsamt Rostock dieses Modul bei einer Veranstaltung der IT-Betreuer der Hanse- und Universitätsstadt Rostock als Ganzes vorstellen. Wir sind gespannt, welche neuen Anwendungsfälle sich ergeben werden. 


Auch Sie können sich ein System aufbauen, das Ihre Arbeitsprozesse erheblich vereinfacht und optimiert. 

Melden Sie sich bei ICAMO Solutions GmbH, um mehr über die digitalen Möglichkeiten zu erfahren und wie Sie Ihre Prozesse effizienter gestalten können. 

Hier geht es zur Webseite der ICAMO Solutions GmbH