Analyse der Benutzerfreundlichkeit: Was macht Unternehmenssoftware zugänglich und effektiv für Anwender?

Eines vorab: Die Akzeptanz einer neuen Software hängt nicht nur von deren Anwenderfreundlichkeit ab, sondern auch von der Art und Weise, wie sie eingeführt wird. Wenn Mitarbeiter verstehen, dass eine Unternehmenssoftware ihnen lästige Aufgaben abnimmt, Arbeitsprozesse beschleunigt, den Alltag strukturiert und Ordnung in die Aufgaben bringt, bekommen sie einen neutraleren Blick auf das unbekannte System. Wird ihnen zudem noch fachkundige Unterstützung beim Kennenlernen der Funktionsweise zugesichert, verwandelt sich die neutrale Haltung in Neugierde.

Es ist Aufgabe der Entscheidungsträger, die Einführung einer Software rechtzeitig zu planen und die Mitarbeiter über die Vorteile des neuen Systems aufzuklären. Darüber hinaus tragen ein verständlicher Aufbau und eine umfassende Ausstattung der Software erheblich zu einer erfolgreichen Implementierung bei.

Mit unseren 8 Merkmalen benutzerfreundlicher Software können Sie sich rechtzeitig Gedanken zur Wahl eines passenden Systems machen:

1. Übersichtlichkeit:

Die optische Gestaltung trägt wesentlich zur Bereitschaft der Mitarbeiter bei, sich mit einer Software auseinanderzusetzen. Hierzu gehört ein einheitliches Design, das sich über die gesamte Anwendung erstreckt, ebenso wie eine einfache und effiziente Navigation.

Auch rollengerechte Ansichten fördern die Übersichtlichkeit. Wenn jeder Mitarbeiter nur die Funktionen und Aufgaben sieht, die für ihn relevant sind, ist es leicht, den Überblick zu bewahren.

Zur übersichtlichen Gestaltung gehört auch eine intuitive Bedienung des Systems. Viele Programme leiten den Anwender schrittweise durch eine Aufgabe, sodass dieser sich nicht darum sorgen muss, ein wichtiges Detail zu vergessen. Diese grundlegende Ordnung ermöglicht den Nutzern einen persönlichen Lernerfolg und erspart ihnen zudem mühsame Schulungen.

2. Flexibler Zugriff:

Heutzutage sind flexible Arbeitsmodelle nicht mehr wegzudenken. Der orts- und geräteunabhängige Zugriff und die Speicherung der Daten in einer Cloud ermöglichen die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter in Echtzeit. Davon profitieren die Mitarbeiter und die Firma kann sich mit wenig logistischem Aufwand stark vergrößern. Eine anwenderfreundliche Software berücksichtigt daher die Möglichkeiten zur flexiblen Arbeitsgestaltung.

3. Verknüpfbarkeit mit anderen Systemen:

Ein anwenderfreundliches System verfügt über Schnittstellen zu anderen verbreiteten Programmen und Tools und lässt sich dadurch problemlos zur firmeneigenen IT-Ausstattung hinzufügen. Durch die Verknüpfungen lassen sich beispielsweise automatisierte E-Mails verschicken oder Online-Unterschriften setzen. Dies vereinfacht den Workflow erheblich und sorgt für mehr Ordnung im System. Bestehende Systeme werden durch die Einrichtung des neuen Systems nicht gestört, sodass der Arbeitsrhythmus nicht gestört wird.

4. Software als Gedächtnisstütze:

Habe ich alle Daten eingegeben, jedes Detail dokumentiert und keine Aufgabe vergessen? Nicht Sie sollten das System unterstützen, sondern umgekehrt! Ein benutzerfreundliches Software-System erleichtert die Strukturierung Ihres Alltags, bestätigt durchgeführte Aufgaben und weist Sie darauf hin, wenn ein Fehler aufgetreten ist. Reminder-Funktionen, Auswertungsfunktionen, Überprüfung auf Vollständigkeit und automatisierte Abläufe sind nur einige Beispiele nützlicher Eigenschaften eines digitalen Alltagshelfers.

5. Solider Support:

Ebenso wichtig wie die Funktionen an sich ist der technische Support durch den Softwareanbieter. Eine persönliche Beratung, eine unkomplizierte Einrichtung, Schulungen zur Erläuterung des Systems und schnelle Hilfe bei aufkommenden Schwierigkeiten bilden den Rahmen für die Nutzung des Systems durch fachfremde Personen. Zusätzlich kann die User-Experience noch durch direkt verfügbare Tutorials und FAQs erhöht werden. So fühlt sich der Nutzer bei einer Störung nicht allein gelassen, sondern kann zunächst versuchen, das Problem selbst zu lösen. Automatische Updates nehmen dem Anwender zudem die Aufgabe ab, sich selbst um die Sicherheit und die Funktionalität des Systems zu kümmern.

6. Anpassbarkeit und Personalisierung:

Die Möglichkeit zur Anpassung an die individuellen Bedürfnisse fördern die Akzeptanz einer Software. Ein modernes System geht genau auf die Anforderungen eines Unternehmens, einer Abteilung und einer bestimmten Position ein. Darüber hinaus lassen sich benutzerfreundliche Software-Systeme personalisieren. Dadurch kann jeder Mitarbeiter beispielsweise sein Profil selbst gestalten, wie er möchte und fühlt sich bei der täglichen Nutzung des Systems wohler. Unterschiedlich eingerichtete Mitarbeiterprofile sorgen wiederum für mehr Übersicht im System.

7. Diversity-konform:

Das Thema „Diversität“ sollte nicht an der Nutzung einer Unternehmenssoftware scheitern. Menschen mit Behinderung oder Menschen unterschiedlicher Kulturkreise sollten eine Unternehmenssoftware selbstverständlich nutzen können. Dies bedarf einiger Anpassungen der Bedienung, wie zum Beispiel die Einführung einer anderen Fremdsprache in das System.

8. Performance:

Und zu guter Letzt das Thema der Leistungsstärke. Verzögerungen und lange Wartezeiten frustrieren die Mitarbeiter auf Dauer, da sie immer wieder in ihrem Arbeitsrhythmus gestört werden. Daher ist es auch wichtig, bei einer Unternehmenssoftware auf eine schnelle und zuverlässige Leistung zu achten.

Wie sie sehen, ist es durchaus möglich eine Software so zu gestalten, dass die Mitarbeiter sie mit Freude anwenden. Es kommt nur darauf an, bei der Auswahl auf die richtigen Eigenschaften zu achten, sowohl fachlich als auch menschlich. Dann steht dem Fortschritt Ihres Unternehmens nichts mehr im Wege!