evidenz GmbH: Seminarmanagement in wenigen Klicks – Schluss mit Excel & Co!

Interview mit Patrick Gansen und Wilfried Lottermoser von der evidenz GmbH!

Patrick Gansen und Wilfried Lottermoser, ich begrüße Sie herzlich zum heutigen Interview bei TransformationDigital! Sie befassen sich schon seit über 25 Jahren mit der Softwareentwicklung für die Seminarbranche. Welche Aufgaben fallen bei der Planung und Verwaltung von Seminaren an und welche Schwierigkeiten ergeben sich im Alltag?

Patrick Gansen: Wir haben festgestellt, dass Seminaranbieter wirklich alle Hände voll zu tun haben! Mit der Recherche zu aktuellen Themen für Veranstaltungen und der Akquise neuer Seminarleiter ist es nicht getan. Im Alltag fällt jede Menge Verwaltungsarbeit an. Buchungen von Kursen müssen registriert werden, Räume benötigen eine technische Ausstattung und nach dem Seminar werden Zertifikate ausgestellt und Feedback-Fragebögen verschickt. Die Kommunikation mit den Leitern von Seminaren kommt noch hinzu.

Bei dieser großen Menge an Aufgaben kann es schnell unübersichtlich werden! Seminaranbieter versuchen deshalb meist Ihren Alltag mithilfe von Excel zu strukturieren, was aber nicht zufriedenstellend ist.

Wenn ich es richtig verstehe, stellt vor allem die mangelnde Transparenz ein Problem im Seminarmanagement dar. Sie haben angedeutet, dass Excel zur Strukturierung des Arbeitsalltags nicht ausreicht. Warum ist das so?

Wilfried Lottermoser: Excel ist ein gängiges Programm, das jeder kennt und für einige Aufgaben im Arbeitsalltag ja auch ausreicht. Deshalb greifen eben auch viele Seminaranbieter dazu. Das Programm ist allerdings für die Seminarplanung und -verwaltung nicht geeignet. In der Seminarbranche sammeln sich große Mengen an Daten an.

Die Daten werden aber bei Excel nicht automatisch aktualisiert und aus Dokumenten, zum Beispiel aus Rechnungen oder Zertifikaten, übernommen. Nutzer müssen also alle Daten und jede kleinste Veränderung von Hand eingeben. Man muss viel Zeit investieren und kann schnell den Überblick verlieren. Die ursprüngliche Motivation, das Programm zu benutzen, ist ja aber der Wunsch nach Übersichtlichkeit. Man sieht also, dass das Konzept Excel nicht aufgeht.

„Excel wird den Anforderungen der Seminarbranche nicht gerecht.“

Es kommt noch hinzu, dass die gleichzeitige Nutzung des Programms durch mehrere Mitarbeiter kaum möglich ist. Heutzutage ist eine Zusammenarbeit in Echtzeit aber nicht mehr wegzudenken, weshalb eine passende Softwarelösung definitiv die bessere Option ist.

Neben diesen Nachteilen gibt es aber noch ein weiteres Problem. Bei der Planung und Verwaltung von Veranstaltungen fallen einige Aufgaben an, die nicht von Excel aus gesteuert werden können und zusätzlichen Aufwand mit sich bringen. So zum Beispiel die gesamte Kommunikation mit Kunden, Seminarleitern und mit der Buchhaltung.

Die evidenz GmbH verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz bei der Unterstützung der Seminarbranche

Dann kann man also Excel eher als temporäre Lösung bezeichnen. Was haben Sie sich stattdessen überlegt, um Seminaranbietern den Alltag zu erleichtern?

Patrick Gansen: Grob zusammengefasst kann man sagen, dass die evidenz GmbH einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt. Mit einem einzigen System werden alle Aufgabenbereiche abgedeckt: von der Planung über die eigentliche Organisation der Seminare bis hin zur Nachbereitung. Die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter wird ermöglicht und auch das Problem der fehlenden Kommunikationstools bei der Nutzung von Excel wird durch interne Funktionen gelöst. Seminaranbieter erhalten mehr Kontrolle über alle Abläufe und sparen sich mühsame Einträge von Hand. Eine Auswertungsfunktion ergänzt die Möglichkeiten zur langfristigen Planung sogar noch. Anhand von Statistiken kann man sehen, welche Seminare am häufigsten gebucht werden oder wie viele Seminare ein bestimmter Teilnehmer gebucht hat. Durch die gute Strukturierung der Arbeit treten Seminaranbieter zudem besonders professionell auf und heben sich von der Konkurrenz ab.

Wie kann ich mir die Software vorstellen? Können Sie genauer auf die Funktionen von evidenz eingehen und einen Vergleich zu Excel ziehen?

Wilfried Lottermoser: Da evidenz speziell für die Aufgabenbereiche der Seminarbranche entwickelt wurde, bietet die Software erhebliche Vorzüge gegenüber Excel. Der größte Vorteil ergibt sich daraus, dass Seminaranbieter nicht mehr mit mehreren Tools arbeiten müssen. Evidenz ist eine Komplettlösung zur Planung und Verwaltung von Veranstaltungen. Die Software bildet alle Ressourcen und Aufgabenbereiche ab: Seminare, Räume, Seminarleiter, Teilnehmer, Unterkünfte, Dokumente, Termine, Buchungen, Rechnungen etc. Seminaranbieter haben einen Überblick über alle Aufgaben und können ihren Alltag besser strukturieren. Dabei ist die nutzerfreundliche Gestaltung der Software natürlich auch eine große Hilfe. Wir haben die Ergonomie der Software prüfen lassen und mithilfe von Praxistests angepasst. Die Nutzer kommen schnell mit dem neuen System zurecht und brauchen keine zeitintensiven Schulungen.

„Unsere Software wurde speziell für die Aufgabenbereiche der Seminarbranche entwickelt. Das System ist eine Komplettlösung für die Planung und Verwaltung von Veranstaltungen.“

Der hohe Automatisierungsgrad von evidenz nimmt Seminaranbietern die enorme Verwaltungslast ab. Das System aktualisiert die Daten automatisch, wodurch mühsame manuelle Einträge entfallen und auch Fehler wie etwa Doppelbuchungen vermieden werden. Dabei macht es auch keinen Unterschied, um welche Art oder Form von Seminar es sich handelt: ein mehrwöchiger Intensivsprachkurs, ein dreitägiger Wissenschaftskongress oder ein einstündiger Workshop in einem Unternehmen. In Präsenz, online oder hybrid. Evidenz passt sich allen Anforderungen an.

Das integrierte CRM-System erleichtert zudem das gesamte Kundenmanagement. Alle Kontakte eines Kunden können überblickt werden und müssen nicht lange und mühsam in mehreren Dokumenten und Listen gesucht werden. Manche Anbieter haben über 1000 Kunden. Den Zeitaufwand, den sie ohne eine passende Software investieren müssen, kann man sich ja vorstellen. Des Weiteren können auch automatisierte E-Mails an Kunden verschickt werden, um diese an relevante Seminare zu erinnern, die bald anstehen.

Der Vorteil der Automatisierung lässt sich gut nachvollziehen. Wie sieht es denn mit dem Thema Datenschutz aus? Soweit ich weiß, ist Excel hierfür eine recht heikle Lösung.

Patrick Gansen: Ja, das stimmt. Theoretisch könnte jeder auf die Kundendaten in Excel zugreifen, sie weitergeben oder löschen. Das Thema erübrigt sich durch die Nutzung von evidenz natürlich auch. Wir übernehmen das Hosting und sorgen uns um die Sicherheit der Daten. Seminaranbieter brauchen also keinen eigenen Server und keinen IT-Beauftragten. Das spart Zeit, Geld und Sorgen. Außerdem können unsere Kunden von überall aus auf die Daten zugreifen. Das ist bei den Arbeitsmodellen der heutigen Zeit ein großer Pluspunkt.

Um aber auf die wichtigsten Vorteile unserer Software gegenüber Excel zurückzukommen: Zwei wichtige Merkmale möchte ich an dieser Stelle besonders hervorheben, nämlich das Buchungssystem und das Rechnungswesen. Beide Bereiche decken die zuvor erwähnte Kommunikation mit den Kunden und Seminarleitern ab, die nicht von Excel aus getätigt werden kann.

Unsere Software automatisiert den Buchungsprozess, indem sie Online-Buchungen von der Website direkt in das System überträgt. Umgekehrt werden auch alle Änderungen im System direkt auf die Website transferiert, z.B. freie Plätze, Termine oder Beschreibungen von Seminaren. Auch hier lassen sich 20 bis 30 Minuten pro Teilnehmer einsparen! Für das Rechnungswesen haben wir uns eine ähnliche Lösung überlegt. Rechnungen können schnell im System erstellt und verschickt werden und die Zahlen werden stets kontrolliert. Zusätzlich kann eine Schnittstelle zur Übertragung von Daten an die Buchhaltung genutzt werden.

Das perfekte Gesamtpaket also, um alle Prozesse in der Seminarbranche zu steuern und zu verwalten! Abschließend würden wir gerne noch ein paar Worte von Ihnen als Gründer hören: Wie sind Sie auf die Idee gekommen, ein Softwareunternehmen für die Seminarbranche zu gründen?

Patrick Gansen: Das Konzept für die Software ist aus der Praxis heraus entstanden, am Beispiel eines Kunden. Uns war von Anfang an bewusst, wie wichtig es ist, die Software an die Anforderungen der Kunden anzupassen. Dabei waren wir bei unserer Gründung im Jahr 1996, also vor schon fast 30 Jahren, eine der ersten Softwarefirmen, die sich auf die Seminarbranche spezialisiert hat. Im Laufe der Jahre haben wir uns immer weiterentwickelt, sodass wir uns heute als Experten im Softwarebereich für die Seminarbranche bezeichnen können.

Wir verstehen uns selbst aber längst nicht mehr nur als Entwickler, sondern vielmehr als Partner und individuelle Berater. Durch das Feedback und die Vorschläge aus der Praxis unserer Kunden lernen wir stetig weiter. Auch Prüfungen durch Usability-Experten führen wir durch, um die Nutzerfreundlichkeit und die Akzeptanz der Software bei den Anwendern zu erhöhen. Die Meinung unserer Kunden ist uns sehr wichtig und dadurch werden wir in unserem Fachgebiet immer besser.

Möchten auch Sie Ihren Alltag in der Seminarbranche vereinfachen?

Dann nehmen Sie Kontakt mit Patrick Gansen und Wilfried Lottermoser von der evidenz GmbH auf und finden Sie in einem kurzen Gespräch heraus, an welchen Stellen evidenz Ihre Effizienz erhöhen kann!

Hier geht es zur Website von evidenz