ICAMO Solutions GmbH: Zettelwirtschaft ade – So geht digitale, mobile Datenerfassung!

Wolfgang Pippert, herzlich willkommen im heutigen Interview mit TransformationDigital! Sie sind ein Lösungsfinder für die digitale Erfassung von Unternehmensdaten. Wie ist es zu Ihrem Konzept gekommen?

Wolfgang Pippert: Ich war selbst lange Zeit als Produktionsleiter und Qualitätsmanagementbeauftragter tätig. Dabei hat das Unternehmen damals nicht selbst die Geräte hergestellt, sondern von spezialisierten Fertigungsunternehmen produzieren lassen. Ich war für die Organisation und Koordination des gesamten Prozesses zuständig und habe auf diese Weise über 100 Unternehmen kennengelernt. Ich habe also schon viele Hürden in meinem Produktionsalltag genommen und weiß, wie umständlich die Abläufe oft sind. 

Von der Planung über die Kontrolle bis hin zum Kundenmanagement fallen in jedem Unternehmen viele Aufgaben an, welche der Herstellung und Aufrechterhaltung eines festgelegten Qualitätsstandards dienen und strengen Richtlinien unterliegen. Wenn man in der Eile anfängt, alles händisch aufzuschreiben, passieren Fehler, Informationen gehen verloren und die Dokumentation dauert sehr lange! Dann hat man im Audit nicht das passende Dokument zur Hand oder die in der Not eingesetzten Excel-Tabellen sind inzwischen so umfassend und unübersichtlich geworden, dass man auch hiermit nicht mehr weiterkommt. Die benötigten Informationen verteilen sich auf mehrere Listen und werden nicht automatisch aktualisiert, überprüft und an andere Systeme weitergeleitet. Auch gibt es kein integriertes Dokumentenmanagementsystem.

Eines Tages dachte ich mir: „Das muss auch einfacher gehen!“, und begann, nach einer digitalen Lösung zu suchen. Ich habe dann einen passenden Software-Hersteller als Partner gewählt und schließlich damit angefangen, mit meinem eigenen Unternehmen Leichtigkeit in die Datenverwaltung vieler Betriebe zu bringen!

Mit dem passenden Schlüssel durch das digitale Tor!

Worin besteht die Leichtigkeit Ihrer digitalen Lösung? Wie bewältigt Ihr System die organisatorischen und administrativen Herausforderungen, die Sie gerade beschrieben haben?

Wolfgang Pippert: Das digitale System, das ich anbiete und dessen Einführung ich begleite, vereinfacht die gesamte Arbeit im Bereich der Erfassung, Verwaltung und Organisation von Unternehmensdaten erheblich und geht dabei ideal auf die individuellen Bedürfnisse der Anwender ein. Es kann von Beamten, Qualitätsmanagern und Mitarbeitern in der Produktion genutzt werden, egal in welcher Branche. Unter meinen Kunden sind Industrieunternehmen ebenso anzutreffen wie Lebensmittelhersteller, Krankenhäuser, Gesundheitsämter oder Betreiber von Ferienanlagen.

Die App bietet den Nutzern einen idealen Überblick über alle Aufgaben und deren Verteilung. Der größte Vorteil sind dabei die strukturierten Eingabemasken, die der Kunde selbst erstellt und somit optimal auf seine Prozesse zuschneiden kann. Durch die Masken werden Fehleingaben ausgeschlossen, weil die Eingaben sofort auf Plausibilität geprüft werden. Anhand der Eingaben können Eskalationen automatisch ausgelöst werden. Jede Eingabe ist automatisch ein digitaler Datensatz. Die Eingaben werden zudem durch das integrierte Dokumentenmanagement unterstützt, da Vorgaben aller Art jedem Benutzer zur Verfügung gestellt werden, also z.B. Bilder, Anweisungen oder Bedienungsanleitungen.

Die Erfassung lässt sich einheitlich gestalten, ist vollständig und immer verfügbar. Das ist natürlich besonders wichtig, wenn man direkt an den Maschinen arbeitet oder wenn ein Audit stattfindet. Die App ist über das Handy oder Tablet nutzbar und schränkt die Mitarbeiter nicht in ihrer Mobilität ein.

Die Anwender empfinden die App dank einer gemeinsamen Einführung als bedienungsfreundlich und können sich schnell vorstellen, langfristig damit zu arbeiten. Das ist auch problemlos möglich, da sich die App von den Nutzern selbst erweitern lässt.

Insgesamt lassen sich durch die Nutzung der App also alle Abläufe beschleunigen, Fehler reduzieren, und die Mitarbeiter werden enorm entlastet. Sie haben immer alle Aufgaben im Blick und sie müssen keine mühsamen Dokumentationen mehr in Eigenregie anfertigen. Für die Umwelt ist es natürlich auch besser, weniger Papier zu verwenden.

Sie haben sehr unterschiedliche Branchen aufgezählt. Wieso kann man das System sowohl in der Industrie als auch im Gesundheitswesen einsetzen? Und wie gehen Sie konkret bei der Einführung vor?

Wolfgang Pippert: Das ist einfach zu erklären: Alle Bereiche müssen Daten erfassen und Qualität herstellen! Das System ist sozusagen ein Universalschlüssel, der allen Branchen das Tor zur Digitalisierung öffnet. ICAMO Solutions passt den Schlüssel zudem jeweils so an, dass er die branchenspezifischen Türen mit ihren Kniffen und Eigenheiten ebenfalls problemlos öffnen kann. Das machen wir zusammen mit den Kunden und darin besteht unser Erfolg!

In einer gemeinsamen Besprechung klären wir die Anforderungen des Kunden, wobei mir natürlich meine persönliche berufliche Erfahrung dabei hilft, die Perspektive des Qualitätsmanagers einzunehmen. Der Kunde stellt uns eine echte Checkliste aus dem Betriebsalltag zur Verfügung. Damit arbeiten wir die erste Anwendung in der App aus. Der Kunde kann also direkt sehen, wie das System funktioniert und welche Möglichkeiten es ihm bietet. Meist staunen unsere Kunden über die schnelle Umsetzung, weil sie bei der Einführung einer Software mit einem langen Prozedere rechnen. Dank der vorgefertigten Bausteine, die nur noch angepasst werden müssen, ist das aber nicht der Fall.

Hat der Kunde grundsätzlich Interesse am Kennenlernen des Systems, findet er sich schnell damit zurecht und kann in Zukunft selbst weitere Checklisten oder andere Funktionen hinzufügen. Das Prinzip ist wirklich sehr einfach und auf den Anwender ausgerichtet. Dadurch lässt es sich schnell in ein Unternehmen einführen.

Auf die einzelnen Komponenten kommt es also an!

Wolfgang Pippert: Ganz richtig! Da Sie vorhin den Industriesektor und das Gesundheitswesen aufgegriffen haben, gehe ich gerne noch etwas genauer auf die beiden Branchen ein. Ein Produktionsleiter oder Qualitätsmanager in einem Fertigungsbetrieb kann sich zum Beispiel ein Modul zur Produktionsüberwachung einrichten, einen Bereich für das Gebäudemanagement, eine Übersicht für Qualitätsaudits oder Checklisten für Geräteabnahmen. So kann er übersichtlich, schnell und papierlos die Wartung von Maschinen überblicken, Objekte über einen QR-Code identifizieren, Montageanweisungen verteilen oder mit den Lieferanten kommunizieren. Das integrierte Workflow-Management kontrolliert alle Abläufe und meldet Abweichungen augenblicklich, sodass in demselben Moment Maßnahmen zur Behebung der Störung ergriffen werden können.

Im Gesundheitswesen, also in Pflegeeinrichtungen, Krankenhäusern oder Gesundheitsämtern, spielt das Hygienemanagement eine wichtige Rolle. Je nach Art der Einrichtung müssen beispielsweise Pflegeberichte erstellt oder Hygienebegehungen durchgeführt werden. Medizinische Geräte und die Temperatur von Medikamenten müssen überwacht werden, für die Reinigung gibt es exakte Vorgaben und überhaupt ist der Ablauf aller Prozesse streng geregelt.

All diese Aufgaben lassen sich in das System integrieren. Sogar die vorhin erwähnte Überwachung von Temperaturen und von weiteren Parametern kann mithilfe von Sensoren erfolgen, welche die Werte über das WLAN-Netzwerk direkt an das System übermitteln. Sie sehen also, es sind jeweils sehr spezifische Arbeitsbereiche, aber allen gemein ist die Erfassung von Daten zur Gewährleistung der Qualität. Und das lässt sich mit einer einzigen App bewerkstelligen!

Digitales Datenmanagement für das Gesundheitsamt!

Es handelt sich also um einen individuellen und nutzerorientierten Lösungsansatz, der jeder Branche gerecht wird und dabei hilft, die gesetzlichen Vorgaben zu befolgen! Können Sie uns ein aktuelles Beispiel für den Einsatz Ihres Systems in einer spezifischen Branche geben?

Wolfgang Pippert: Ja, tatsächlich haben wir erst Anfang des Jahres eine Zertifizierung vom Projektbüro Digitale Tools der Akademie für Öffentliches Gesundheitswesen erhalten. Das heißt, dass wir die Software-Lösung auch auf diesen Berufszweig ideal abgestimmt haben. Daten für die Infektionshygienische Überwachung, individualisierte Checklisten, Infektionsmeldungen und Wasserproben können übersichtlich erfasst und verwaltet werden. Alle Zettel werden digital erfasst. In den Gesundheitsämtern von Schwerin und Rostock ist das System bereits im Einsatz und erweist den Mitarbeitern gute Dienste! Des Weiteren ist die Lösung mittlerweile sogar vom FDA bei Medizingeräteherstellern akzeptiert, da dokumentenechte Unterschriften über die Lösung erfasst werden können.

Ein voller Erfolg für ICAMO Solutions, herzlichen Glückwunsch! Möchten Sie abschließend noch etwas zu Ihrem Unternehmen sagen?

Wolfgang Pippert: ICAMO Solutions hat bereits fünf Jahre Erfahrung mit der Anpassung und Einführung von Lösungen für die digitale Erfassung und Verwaltung von Daten. Unsere Kunden kommen aus unterschiedlichen Branchen und alle loben unser anwenderfreundliches System. Die Bedürfnisse der Kunden stehen bei der Zusammenarbeit stets im Vordergrund, denn sie sind es, die von der App profitieren sollen. Nach einer kurzen Einführung kann es dann auch schon losgehen und dann heißt es: „Zettelwirtschaft ade!“.

Wollen Sie sich schon lange von Ihrer Zettelwirtschaft verabschieden?

Wolfgang Pippert von der ICAMO Solutions GmbH findet auch für Sie eine passende Lösung!

Hier geht es zur Website der ICAMO Solutions GmbH