Sattel Business Solutions GmbH – intelligente Belegerkennung mit Workflow!

Im Gespräch mit der Sattel Business Solutions GmbH!

Christina und Oliver Sattel, herzlich willkommen im heutigen Interview mit TransformationDigital. Sie haben bereits über 25 Jahre Erfahrung mit der digitalen Erfassung von Dokumenten. Wie sind Sie darauf gekommen, sich auf dieses Thema zu spezialisieren?

Christina Sattel: Das war eine logische Folge unserer Erfahrung. Schon vor der Gründung der Sattel Business Solutions GmbH im Jahr 2008 hatten wir mit der digitalen Erfassung und Bearbeitung von Belegen zu tun. Diesen Wissensschatz wollten wir weiter ausbauen. So kam es, dass wir uns auf die digitale Belegerfassung spezialisiert haben. In den 16 Jahren unseres Bestehens haben wir uns immer weiterentwickelt, sodass wir nun mit Stolz behaupten können, Kunden in 14 Ländern Europas zu haben! Dabei sind wir offen für ganz unterschiedliche Branchen. Besonders häufig sind unsere Kunden in der Pharmaindustrie, in der Produktion und im Handel tätig.

Kann man Ihre Lösung als klassisches Dokumentenmanagementsystem bezeichnen?

Oliver Sattel: Ein klassisches DMS ist unsere Lösung RecSolution | MIRAI nicht. Es werden zwar durchaus Funktionen eines gewöhnlichen DMS abgedeckt, ein digitales Archiv ist jedoch nicht inbegriffen. Viel eher liegt unser Fokus auf der automatisierten Erfassung und Weiterleitung der Belege, z.B. an Mitarbeiter, ein digitales Archiv oder ein ERP-System. Sollte beim Kunden noch kein elektronisches Archiv vorhanden sein, bieten wir dieses ebenfalls aus einer Hand an.

RecSolution | MIRAI ist als Komplettlösung für die Eingangsverarbeitung für alle Arten von Dokumenten dieses Typs geeignet: Erkennung von Belegen, Rechnungen, Lieferscheinen und Auftragsbestätigungen. Die drei Aufgabenbereiche, für welche die Software am häufigsten genutzt wird, sind die elektronische Auftragsbearbeitung, die Rechnungsbearbeitung und die Lieferscheinbearbeitung. Das System ist webbasiert, anwenderfreundlich, flexibel erweiterbar und mit anderen Systemen kompatibel. Das ist sehr wichtig für den Datenaustausch. 

Um die Abläufe bei der Erkennung und Weiterleitung von Belegen anschaulich und fließend zu gestalten, haben wir ein besonderes Merkmal kreiert, das den Charakter unseres Systems maßgeblich prägt. Ich spreche von der KI, die über einen Erkennungsalgorithmus verfügt und stetig dazulernt. Dadurch wird der gesamte Erkennungsprozess automatisiert und sehr viel Zeit gespart. Auch neue Belege können problemlos erkannt werden.

Damit die Vorteile der KI deutlich werden, muss ich erst einmal den Ablauf bei der Erfassung optischer Dokumente erläutern: Zunächst müssen die Daten aus dem E-Mail-Programm importiert und die Texte digitalisiert werden. Danach identifiziert die KI die benötigten Informationen und filtert sie aus dem Dokument heraus: Welche der angegebenen Nummern ist die Rechnungsnummer? Welche Stückzahl wurde bestellt? An welcher Stelle ist der Endbetrag angegeben? Wer ist der Lieferant? Sind die Angaben überhaupt vollständig und stimmen die Berechnungen? All diese Informationen müssten die Mitarbeiter normalerweise mühsam selbst überprüfen und von Hand nachbearbeiten.

Unser System nimmt ihnen diese Aufgabe ab, indem es die Dokumente automatisch nach den Vorgaben eines aufgebauten Regelwerks auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft. Dadurch werden die Workflows erheblich verbessert.

Ein weiterer großer Vorteil, der sich aus der automatischen Prüfung ergibt, ist die Tatsache, dass man dadurch fehlerhafte Rechnungen zur Überarbeitung zurückschicken kann. Erst wenn alle Angaben stimmen, wird das Dokument freigegeben und beispielsweise direkt in das ERP-System eingefügt oder an die nächste zuständige Person versendet. Die Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung, wenn ein weiterer Vorgang ansteht. So kann kein Arbeitsschritt vergessen werden. Rollenspezifische Ansichten erleichtern zudem die Übersicht über die zu bearbeitenden Aufgaben. Die Qualität der Arbeitsprozesse wird durch die Prozessautomatisierung deutlich verbessert. Deshalb streben große Unternehmen es natürlich an, die Belege vollkommen automatisiert überprüfen zu lassen.

Mehr als reine Dokumentenerfassung!

Der Fokus liegt also klar auf der automatischen Erfassung und Bearbeitung von Belegen. Womit beschäftigen Sie sich daneben noch?

Christina Sattel: Wir sind nicht nur Software-Hersteller, sondern auch Dienstleister. Beratung, Entwicklung, Installation, Konfiguration, Schulung, Dokumentation und Support gehören zu unserem Angebot. Dabei ist es uns besonders wichtig, die Systeme der Kunden gut miteinander zu verknüpfen, damit die Daten effizient ausgetauscht werden können. Deshalb sagen wir immer: „Wir kommen mit RecSolution | MIRAI meistens zuletzt“, wenn alle anderen Systeme bereits eingerichtet sind. Wir bauen die individuellen Prozesse der Kunden auf und veranschaulichen diese übersichtlich in einem Schema. Für diese Aufgaben im Bereich des Workflow-Managements haben die Kunden normalerweise keine Kapazität. Deshalb freuen sie sich über unser Fachwissen und unseren Service. Auch die Verknüpfung der Offline-Prozesse mit der IT-Landschaft muss berücksichtigt werden. Wir verbessern somit die gesamte interne Struktur im Bereich der Dokumentenerfassung und der Kunde kann damit selbstständig weiterarbeiten. Bei Rückfragen stehen wir selbstverständlich immer zur Verfügung.

Ein umfassender Ansatz zur Verbesserung von Prozessen! Möchten Sie uns zum Schluss noch einen Einblick in die neuesten Entwicklungen Ihres Unternehmens geben?

Oliver Sattel: Gerne. Dazu muss ich aber etwas weiter ausholen. Ab dem 01.01.2025 wird es für alle Unternehmen Pflicht sein, elektronische Rechnungen im XML-Format zu empfangen. Dadurch sollen Zahlungs- und Rechnungsprozesse einfacher und zugleich sicherer gestaltet werden. Nun bringt aber eine solche Umstellung einige Schwierigkeiten mit sich. Nicht jeder Mitarbeiter in einem Unternehmen kann ein XML-Format lesen und überprüfen. Man muss wissen, an welchen Stellen man nach den erforderlichen Informationen suchen soll und wie sie strukturiert sind. Das müssen die zuständigen Mitarbeiter erst einmal lernen.

Aus diesem Grund gibt es schon jetzt hybride E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Dabei handelt es sich um PDF-Rechnungen mit einer integrierten XML-Datei. Der PDF-Teil ist für alle Mitarbeiter lesbar. Allerdings müssen dennoch Kenntnisse des XML-Formats vorhanden sein, da die Daten aus den beiden Versionen der Rechnung manchmal nicht übereinstimmen. Ein konsequenter Datenabgleich ist daher unabdingbar!

Man muss also einerseits die Inhalte der E-Rechnungen für alle Mitarbeiter verständlich machen und andererseits die in Großunternehmen erwünschte Automatisierung weiter voranbringen. Genau das macht unsere Software! RecSolution | MIRAI kann elektronische Rechnungen im XML-Format in menschenlesbare PDF-Dateien umwandeln und umgekehrt aus PDF-Dokumenten eine XML-Datei erstellen. Selbstverständlich überprüft das System auch die elektronischen Dokumente automatisch auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Die Daten aus den elektronischen Rechnungen werden dabei auch automatisch mit dem vorhandenen ERP-System abgeglichen und abschließend dort gebucht. So wird auch in Zukunft eine hohe Qualität der Dokumente gewährleistet werden und der voranschreitenden Prozessautomatisierung steht ebenfalls nichts im Wege!

Das ZUG(p)FeRD ist bei Ihnen bereits eingetroffen? Wir satteln auf, damit Sie sich flexibel durch die XML-Landschaft bewegen können!

Alles, was Sie dafür tun müssen, ist, Christina und Oliver Sattel von der Sattel Business Solutions GmbH anzuschreiben!

Hier geht es zur Website der Sattel Business Solutions GmbH