ICAMO Solutions GmbH: 9 Kriterien, um Ihre Zettelwirtschaft mit einer digitalen Lösung erfolgreich zu verabschieden!

1. Umfassende Dokumentation:

Umfassende Möglichkeiten zur Dokumentation sind für die digitale Datenerfassung unabdingbar! Eine digitale Lösung zur Datenerfassung sollte daher über eine große Auswahl an Funktionen verfügen, die eine präzise Dokumentation ermöglichen. Dies können beispielsweise eine integrierte Fotofunktion, standardisierte Protokolle oder Templates zur Erstellung von Checklisten sein.

Am besten ist es, wenn die Lösung ein Dokumentenmanagementsystem enthält, in welchem alle Dokumente aufbewahrt und verwaltet werden können. Auch automatische Fehler- und Vollständigkeitsprüfungen oder die Möglichkeit zur Festlegung von Workflows für Eskalationen sind nützliche Hilfsmittel zur Strukturierung des Alltags. Wofür auch immer Sie sich entscheiden, wichtig ist vor allem, dass die Vorgehensweise bei der Dokumentation der Arbeit einheitlich und vollständig erfolgt.

2. Mobilität:

Sie kennen das: Bei einem Audit bricht das Chaos aus, wenn Sie in der Eile die richtigen Dokumente aus dem Aktenschrank heraussuchen müssen! Wenn Sie also den Schritt in die Digitalisierung wagen, müssen Sie unbedingt darauf achten, dass die Lösung mobil auf dem Handy oder Tablet nutzbar ist – unabhängig vom Betriebssystem und vom Internetzugang. So stehen Ihnen die erforderlichen Dokumente immer zur Verfügung und lassen sich über die selbst erstellten Eingabemasken schnell auffinden. Mangelnde Übersicht und hektische Suchaktionen gehören damit der Vergangenheit an!

3. Benutzerfreundlichkeit:

Die Organisation der Offline-Prozesse ist alles andere als einfach! Machen Sie es digital besser und achten Sie bei einer digitalen Lösung zur Datenerfassung auf Benutzerfreundlichkeit. Ist das Hauptmenü übersichtlich strukturiert? Ist die Funktionsweise intuitiv und leicht zu erlernen? Ist die optische Gestaltung einheitlich und ansprechend? Erkennen Sie Ihre analogen Prozesse auf einen Blick in der Anwendung wieder? Nur wenn Sie diese Punkte bejahen können, werden sich alle Mitarbeiter konsequent auf das digitale System umstellen und die Daten vollständig dort erfassen.

4. Rollen- und Rechte-System:

Ein Rollen- und Rechte-System vereinfacht die tägliche Nutzung des digitalen Datenerfassungssystems zusätzlich. Jeder Mitarbeiter sieht nur die Aufgabenbereiche, die für ihn relevant sind. Zusätzlich lässt sich die Ansicht personalisieren, sodass individuelle Bedürfnisse wie farbliche Markierungen oder bestimmte Strukturen bei der Funktionalität berücksichtigt werden können.

5. Automatisierung:

Eine wichtige Eigenschaft, die ein digitales Datenerfassungssystem haben sollte, ist die Automatisierung von Prozessen. Durch den automatischen Austausch von Daten werden Änderungen direkt in das gesamte System übernommen. Manuelle Prüfungen entfallen, Sie sparen eine Menge Zeit und es passieren keine Fehler. Je nach Bedarf kann die Automatisierung auch auf andere Arbeitsbereiche ausgeweitet werden: Termin-Reminder, das Versenden von E-Mails, die Archivierung von Dokumenten oder die Überwachung durch LoRaWAN-Sensoren bei Kühlsystemen oder anderen Parametern. Nutzen Sie die zahlreichen Möglichkeiten zur Vereinfachung Ihres Arbeitsalltags!

6. Auswertungen:

Enthält eine Software-Lösung zur Datenerfassung zudem noch Auswertungsfunktionen, haben Sie die Möglichkeit, aus den gemachten Erfahrungen zu lernen und langfristig zu planen. Ein Überblick über investierte Ressourcen, die Bearbeitungsdauer von Prozessen oder den Zeitverlust durch eine ineffiziente Arbeitsweise geben Ihnen Kontrolle über das Geschehen. Schulen Sie Ihren Optimierungssinn durch integrierte Analysen!  

7. Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit:

Ziel bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse sollte auf jeden Fall eine langfristige Ausrichtung sein. Das bedeutet, dass eine Software-Lösung mit Ihren Anforderungen wachsen und flexibel erweiterbar sein muss. Über die Anpassungsfähigkeit eines Systems sollten Sie sich daher unbedingt vorab informieren, damit Sie eine Lösung finden, die auch in 20 Jahren noch perfekt zu Ihnen passt!

8. Integrationsfähigkeit:

Ein weiteres wichtiges Thema ist die Anbindung einer Software-Lösung an die bereits vorhandenen Systeme. Dies wird beispielsweise durch API-Schnittstellen gewährleistet, welche den Datenaustausch mit anderen Systemen ermöglichen. So müssen Sie nicht jede einzelne Lösung getrennt bearbeiten, sondern können von einem fließenden Übergang der Informationen profitieren. Eine einfache und schnelle Einführung, begleitet durch fachkundige Unterstützung, runden das Profil eines Datenerfassungssystems ab.

9. Kosten:

Sparen Sie sich Kosten, indem Sie Ihren eigenen Key-User zum Software-Experten machen! So bezahlen Sie nur die Hardware, die Software und die Einführung. Laufende Kosten für Wartung und Support entfallen.

Wir von der ICAMO Solutions GmbH haben eine Schulungsmethode entwickelt, die Ihrem Key-User anhand zahlreicher Beispiele zeigt, wie einfach man den Arbeitsalltag digital gestalten kann. Innerhalb kürzester Zeit lernen Key-User, Ihre gewohnten Prozesse selbst digital abzubilden, da das System frei konfigurierbar und individuell anpassbar ist. Dadurch können Sie schon bald mit dem neuen System in einen übersichtlichen Alltag starten!

Wenn Sie diese Ratschläge befolgen, werden Sie Ihre Prozesse beschleunigen, die Mitarbeiter entlasten und mehr Effizienz erreichen!

Sind noch Fragen offengeblieben? Die ICAMO Solutions GmbH beantwortet sie gerne!

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